Frågor och svar om Kalvruset 2021
I lördags (16/10) arrangerade vi barn- och ungdomsloppet Kalvruset ute på Norra Djurgården i Stockholm. I över fyrtio år har vi på Marathongruppen arrangerat motionsevenemang och är det något vi alltid har satt i första rummet är det att arrangera trygga, säkra och roliga lopp som man åker ifrån med en positiv känsla. I lördags misslyckades vi med det, vilket vi är oerhört ledsna för. I följande text vill vi ge en sammanfattning av vad som hände, fånga upp de vanligaste frågorna vi fått och vad vi gör för att säkerställa att de misstag vi gjorde aldrig upprepas igen.
Vad har hänt?
Här är en sammanfattning av de två stora incidenterna under Kalvruset 2021:
- Barnen i den yngsta åldersklassen 5-8 år sprang fel på grund av undermålig snitsling och otydlig vägvisning. Vi avsatte funktionärer och fick hjälp av föräldrar, för att så snabbt som möjligt lokalisera barnen, som sprungit in i skogsområdet intill det fält där deras 500-metersbana låg. Vi pausade starterna för de äldre barnen och ungdomarna till dess att vi, tillsammans med den polis vi tillkallat till området, hade säkrat att läget var under kontroll. Detta tog cirka 30 minuter från det att vi upptäckte att barnen sprungit fel.
- Därefter startade Kalvruset för9-15 åringar och den 3-kilometersbana som loppet avgjordes på var alldeles för tuff, med ett träsk där vattnet blev för djupt när det trampats upp av många löpare. Det resulterade i att framför allt de yngre barnen fastnade och behövde hjälp för att ta sig loss och många var både nedkylda och skärrade när de väl kom upp ur vattnet. Det är en stor miss från vår sida att banan för Kalvruset gick i den här delen av träsket.
Hur kunde det hända?
Det är en rad faktorer inför och under evenemanget som bidrar till att vi misslyckades i vårt genomförande av årets Kalvruset, och vi kommer behöva avsätta ytterligare tid till att analysera våra arbetsprocesser i detalj. Det vi kan konstatera nu är att:
- Otydlighet och en intern kommunikationsmiss ledde till att banan för de allra minsta sattes upp alldeles för kort inpå starten vilket gjorde att den inte hann säkerställas, samt att funktionärer saknades vid den kritiska punkt där banan vände tillbaka till evenemangsområdet.
- Den första incidenten, när de yngsta sprang fel, fick följdkonsekvenser som påverkade hela dagen då vi bland annat omlokaliserade funktionärer till nya uppgifter där de fick bristfälliga instruktioner.
- Det fanns även tydliga brister i planeringen och riskbedömningen av Kalvrusets bana på 3 kilometer. Vi hade under veckan försökt göra justeringar för att hitta rätt balans men med facit i hand har vi inte lyckats.
Vad gjorde ni på plats?
När den första incidenten inträffade avsatte vi funktionärer, och fick hjälp av föräldrar, för att så snabbt som möjligt lokalisera barnen som sprungit fel. Polis tillkallades till området och vi pausade efterföljande starter till dess att vi hade säkrat att läget var under kontroll, vilket tog cirka 30 minuter.
Vi hade åtta personer i vårt sjukvårdsteam på plats, varav två läkare. Vi har en ambulans på evenemangsområdet, beredd att rycka ut vid behov men som också kan fungera som värmeplats. I tillägg fanns två motorcyklar och en fyrhjuling för enklare sjuktransportbehov längs med banan. Fem personer ifrån sjukvårdsteamet samt mc och fyrhjuling gick med i vår sökinsats för att snabbt kunna ta hand om barn som eventuellt behövde det vid den första incidenten.
Samma fordon hjälpte sedan till att transportera nedkylda och ledsna barn till målområdet, efter att de brutit i det första träsket på 3-kilometersbanan, tillsammans med två ytterligare personbilar som personer i vår tävlingsledning körde till de platser där barn stod tillsammans med en eller flera väntande funktionärer.
Sjukvårdspersonalen på plats bedömer att det var cirka tio barn (som antingen kom i mål själva eller med transport från banan tillbaka till evenemangsområdet) som behövde komma till sjukvårdstältet för att de var nedkylda och ledsna. Där blev de omhändertagna med till exempel värmefiltar tills föräldrarna dök upp. Det var även några skrapsår och ömma fötter, men inga fysiska skador värre än så. Dock är det långt fler barn än så som blivit kalla i vattnet och leran när de inte lyckades ta sig fram i träsket och fått bära med sig den hemska upplevelsen. De barn vi omhändertog var okej när de träffade sina föräldrar men de barn som direkt togs om hand av sina föräldrar vid målet har vi inte haft möjlighet att följa upp på samma sätt. Vi har inte kännedom om alla reaktioner som har kommit mer än från de föräldrar som efteråt hört av sig direkt till oss.
Hela samordningen under dagen skedde via vår sambandscentral och de 15 radioapparater som tävlingsledningen bar på evenemangsområdet och längs med banan. Den fungerade tillfredsställande efter att vi vid ett tillfälle behövt byta kanal på grund av störningar.
Vi är tacksamma att anhöriga och funktionärer snabbt reagerade och vi skickade ut extra personal till de mest kritiska områdena, så fort vi blivit medvetna om problemen. Vi vill också tacka de personer, inklusive andra löpare, som hjälpte till att dra upp barn som behövde hjälp upp ur vattnet.
Vi drog också om banan för 10-kilometerslöparna som skulle ut som sista startgrupp då det längre träsket inte var lämpligt att ta sig igenom i det läget.
Vad har ni gjort sen dess?
Efter att situationen var under kontroll på plats, så inledde vi kommunikation med berörda samt andra intressenter via mejl, telefonsamtal och i sociala medier, samt svarade på frågor från media. Detta har fortsatt under resten av helgen och i början av veckan, parallellt med att vi påbörjat arbetet med att försöka förstå de delar som gått fel för att kunna ta fram handlingsplaner för ändrade rutiner i framtida evenemang. Där är vi nu.
Finns det några konkreta saker ni vet redan idag att ni kommer att göra på kommande lopp?
- Vi har granskat våra rutiner kring kommunikation ute på banorna och kommer att fatta beslut om ett antal punkter där vi behöver göra förändringar.
- Vi har satt en ny standard för hur vi sköter starterna i bättre samspel med personerna som ansvarar för de olika delar av banorna.
- Vi behöver fler och tydligare rutiner när vi sätter den här typen av utmanande banor i tuff terräng.
- Vi behöver öka kunskapen kring barns behov i alla led i vår tävlingsorganisation.
Kan man lita på Marathongruppens evenemang?
Vi är ledsna, chockade och tar detta på största allvar. Vi på Marathongruppen har arrangerat hundratals motionsevenemang för vuxna och barn i mer än 40 år – och vi lägger stor vikt i att säkerställa att de incidenter som inträffade i helgen aldrig upprepas igen. Kalvruset ska vara en utmaning men också en rolig och positiv upplevelse. För många av deltagarna var det verkligen inte så i lördags och för det vill vi be om ursäkt. Vi tar med oss många lärdomar från våra påbörjade interna utvärderingar (en process vi kommer att lägga mycket tid på att analysera i detalj). Vi vill också tacka för all den feedback och alla värdefulla insikter som ni som berördes har delat med oss.
Övriga frågor och funderingar – kontakta oss!
Vi förstår att det inte är kompensation som efterfrågas primärt i denna situation men för er som vill ha anmälningsavgiften återbetald, kontakta oss på [email protected].
